Je appartement heeft al meerdere professionele syndici gehad die slecht werk afleverden. Een vrijwillige syndicus kan wel eens de oplossing zijn, maar niet iedereen komt daarvoor in aanmerking.

Een syndicus is verplicht in elke mede-eigendom in België. Je hebt hier de keuze tussen een professionele syndicus en een vrijwillige syndicus. Het grootste verschil zit misschien wel in de prijs. Een professionele syndicus werkt namelijk tegen betaling, terwijl een vrijwillige syndicus gratis is. Is jouw mede-eigendom ervan overtuigd dat een vrijwillige syndicus de betere optie is? Dan helpen wij je graag een goede vrijwillige syndicus kiezen.

Wettelijke vereisten om vrijwillige syndicus te worden

Niet iedereen mag vrijwillige syndicus worden. Er zijn wettelijke vereisten waaraan deze moet voldoen om te positie te mogen uitoefenen. Die kunnen we in feite terugbrengen tot het volgende: de vrijwillige syndicus moet deel uitmaken van de mede-eigendom. Dit wil zeggen dat iedereen die een deel van het gebouw bezit, syndicus mag worden. 

Er is geen minimaal aandeel waaraan voldaan moet worden. Zelfs wanneer iemand een enkele garagebox van het gebouw bezit, mag die vrijwillig syndicus worden. Huurders kunnen daarentegen geen syndicus worden, aangezien zij het goed niet bezitten. Hetzelfde is van toepassing op familieleden of (ex-)partners van de eigenaar.

Tot slot benoemen we de regeling die van toepassing is bij rechtspersonen. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in gebouwen waar handelspanden aanwezig zijn. In dit geval zal een vertegenwoordiger van de vennootschap de functie van vrijwillige syndicus kunnen invullen. 

Takenpakket syndicus

We weten nu wie er vrijwillige syndicus mag worden, maar dat wil niet zeggen dat die persoon automatisch geschikt is. Voor je het heft in eigen handen neemt, wijzen we je eerst op enkele taken die een syndicus moet uitoefenen. We kunnen dit opsplitsen in vijf categorieën: algemene, financiële, administratieve, technische en juridische taken.

• Algemeen: De syndicus is over het algemeen de persoon die de beslissingen van de VME uitvoert en erop toeziet dat er aan alle wettelijke verplichtingen voldaan wordt. In uitzonderlijke gevallen, zoals bij dringende schade die gerepareerd moet worden, mag deze ook zelfstandig beslissing nemen.
• Financieel: De syndicus is verantwoordelijk voor de correcte boekhouding van de VME en overziet alle inkomsten en uitgaven, evenals het werkings- en reservekapitaal. Hierbij moet deze rekening houden met de wettelijke bepalingen die een vereenvoudigde boekhouding toelaten bij VME’s met minder dan 20 kavels en een dubbele boekhouding vanaf 20 kavels.
• Administratief: De syndicus is eveneens verantwoordelijk voor alles wat met de algemene vergadering te maken heeft. Die roept de vergadering samen, maakt de agenda op, verzorgt de notulen en bezorgt deze aan de VME.
• Technisch: De syndicus moet erop toezien dat het gebouw in goede staat verkeert. Dit gaat van de wekelijkse schoonmaak van de gemeenschappelijke delen tot reparatie- en renovatiewerken organiseren. Deze werken mogen meestal pas uitgevoerd worden na goedkeuring van de VME, behalve bij dringende werken. Hier mag de syndicus op eigen initiatief handelen.
• Juridisch: In zekere zin heeft de syndicus ook een juridische rol te vervullen. Zo kan deze namelijk de VME legaal vertegenwoordigen en handelen in naam van de VME bij de ondertekening van contracten. Dit gaat van overeenkomsten met reparatiediensten tot verzekeraars. 

We willen tot slot benadrukken dat deze lijst niet limitatief is en louter bedoeld is om een globaal beeld te geven van de taken van de syndicus.

Mag je een vergoeding vragen als vrijwillige syndicus?

In een kleine VME wordt vaak een vrijwillige syndicus gekozen om kosten besparen. In grote VME’s van honderden kavels zien we dan weer vaker een professionele syndicus, omdat het beheer hiervan vaak een te tijdsintensieve opgave is voor een vrijwillige syndicus. Je mag hier echter een vergoeding voor vragen.

De vergoeding moet dan voldoen aan de voorwaarden van de vrijwilligersvergoeding (volgens artikel 577-8 van het Burgerlijk Wetboek) en mag per jaar niet meer dan €1416,16 bedragen. Bespreek deze vergoeding altijd goed met de andere eigenaars en voorkom op die manier conflicten. De exacte vergoeding moet tot slot vastgelegd worden in het dienstverleningscontract van de vrijwillige syndicus. Op die manier is er achteraf nooit discussie over de uitbetaling.

Van professionele naar vrijwillige syndicus veranderen

Een van de meest voorkomende redenen om een vrijwillige syndicus aan te stellen, is ontevredenheid over de huidige, professionele syndicus. Voor je de vrijwillige syndicus kan aanstellen, moet je de oude syndicus eerst ontslaan of wachten tot het mandaat - dit duurt steeds drie jaar - afloopt. 

De huidige syndicus ontslaan, doe je best op de jaarlijkse algemene vergadering. Net zoals bij alle andere onderwerpen, moet je het ontslag van de syndicus op de agenda laten noteren door… de syndicus. Wees hier erg duidelijk in je verwoording en vraag dat de syndicus het agendapunt in jouw woorden noteert. Zo voorkom je scenario’s waarbij een syndicus je woorden verdraait om toch in dienst te kunnen blijven.

In een grotere VME is het belangrijk dat je alle mede-eigenaars tijdig betrekt in dit hele proces. Over het ontslag van de syndicus moet namelijk gestemd worden. Als hier geen meerderheid bereikt wordt, dan blijft die gewoon in dienst tot de volgende algemene vergadering.

Software voor de syndicus

Anno 2022 sta je er niet meer alleen voor als syndicus. Zo is er de software van SNDQ die tijdsintensieve taken van jou kan overnemen. Je voert eenmalig alle gegevens van je gebouw in en vervolgens doet het programma al het zware werk voor jou. Denk aan herinneringen voor controles van installaties, maar ook uitnodigingen voor de algemene vergadering versturen en opvolging van de kosten. 

Benieuwd hoe SNDQ jou kan helpen met je taken als syndicus? Probeer het nu twee weken gratis!